Remettre ses tâches à demain est certainement l’une des mauvaises habitudes les plus répandues dans le monde l’entreprise. Expression consacrée, la procrastinationconsiste à sans cesse repousser ses obligations. A cause d’un manque d’organisationou parce qu’il est plus plaisant de faire autre chose, il est toujours facile de se trouver uneexcuse.

Si, sur le moment, cela parait être le bon choix, on ne fait pourtant que repousser provisoirement un problème. Et, en optant pour cette solution defacilité, on prend le risque de voir l’ampleur de la tâche augmenter. Un rapport rédigé au dernier moment sera sans doute bâclé, un bureau en désordre sera plus long à ranger. Voila pourquoi il est essentiel d’apprendre à faire les choses au bon moment.

Découvrir les racines du mal

Combattre un mal sans en connaître la cause n’est jamais chose aisée. Patrices Ras, auteur de « Aujourd’hui j’arrête de tout remettre à demain » aux éditions Jouvence, identifie trois explications majeures à la procrastination. « Le manque de motivation, le manque d’organisation et l’absence de sens du devoir sont souvent à l’origine de notre tendance à remettre à plus tard« , explique-t-il.

En prenant conscience de votre personnalité et de vos défauts, vous saurez quels leviers actionner. Si vous manquez d’organisation imposez-vous des méthodes de travail. Si vous savez que vous êtes versatile, réfléchissez à deux fois avant d’accepter une mission. Le tout est de ne pas dire oui sans être sûr de tenir vos engagements.

Réaliser ce que l’on a à perdre

Repoussez sans cesse un rapport à rendre à votre hiérarchie, une décision à prendre pour votre équipe et vous devrez un jour assumer les conséquences de votre immobilisme. En optant pour la solution de facilité, vous mettez en péril votre évolution professionnelle. Vous serez au mieux vu comme un collaborateur paresseux qui n’ira jamais très haut, au pire comme un incompétent dont l’on voudra se séparer.

Il est donc important que vous mesuriez les conséquences de votre comportement. Si vous les assumez, il n’y a pas de problèmes. En revanche, si vous vous prenez conscience que vous ne voulez pas y succomber, il ne vous reste plus qu’à vous retrousser les manches. Sans attendre demain.

Se ménager des plages de solitude

Il se révèle difficile de se plonger dans une tâche importante lorsque l’on est sans cesse interrompu. « Les technologies ont accéléré notre perception du temps, explique Patrice Ras. Cela génère beaucoup de stress ainsi qu’une accélération épuisante du rythme de travail. »

Avec l’utilisation des mails et des smartphones, on attend une réponse immédiate alors qu’il y a quelques années encore, la relative lenteur des moyens de communication permettait à chacun de se donner le temps de la réflexion. Retrouvez occasionnellement ce rythme de vie d’antan, octroyez vous des plages de solitudes en coupant téléphone et ordinateur. Vous vous rendrez compte qu’en plus de pouvoir enfin vous plonger dans des activités qui exigent de la réflexion, vous aurez aussi du temps à consacrer aux tâches les plus rébarbatives, celles que l’on facilement tendance à repousser.

Avancer pas à pas

Parfois, l’ampleur d’une tâche qui vous est confiée est telle que vous êtes désarmé avant même d’avoir commencé. Il est toujours plus facile de se motiver sur un court laps de temps.Plutôt que de vous effrayer de la lecture d’un rapport de cent pages pour laquelle vous ne parvenez pas à dégager du temps, allez-y étape par étape. Faites comme les marathoniens qui abordent leur course par tranche de kilomètres, c’est le meilleur moyen d’en voir le bout.

Cette démarche vous permet de contenir votre frustration et votre démotivation. En lisant le rapport chapitre par chapitre, vous parvenez à avancer en oubliant l’ampleur de la tâche. Surtout, en réussissant chaque nouvelle épreuve, vous prenez progressivement confiance.

Trouver des rituels pour se motiver

A l’instar d’un professionnel de haut niveau qui se prépare physiquement avant de produire un grand effort, vous devez vous conditionner mentalement. Se créer des routines favorise le basculement d’un état relâché à un état concentré. En allant boire un café ou en effectuant une revue de presse matinale, vous allez basculer dans des automatismes et, sans vous en rendre compte, vous allez par des gestes anodins réussir à amorcer votre travail de réflexion.

Ces « starters » peuvent aussi jouer un rôle sur votre motivation. En commençant par des activités épanouissantes, vous vous assurez que vous serez de meilleure humeur au moment d’entamer les tâches qui vous rebutent.

Se prémunir contre les distractions

Internet, les collègues ou le coup de fil perso sont autant de tentations qui jalonnent le temps de travail. Elles semblent tellement plus attractives que ce dossier auquel vous devez vous atteler depuis des jours. Internet, en particulier, est une activité très chronophage qui évite de voir le temps passer. A l’instar d’un étudiant qui a tout sauf envie de réviser, vous devez apprendre à vous auto-discipliner.

N’hésitez pas à vous lancer des défis et à vous dire que, durant une période déterminée, vous ne répondez à aucune sollicitation ni ne touchez à Internet. Et si vous sentez que votre volonté peut vous faire défaut, ayez recours à la méthode forte, coupez votre connexion et isolez-vous de vos collègues. Lutter contre la procrastination, c’est parfois se faire violence.

Savoir dire non

« L’une des variables les plus difficiles à gérer, c’est le temps », avance Patrice Ras. Combattre sa tendance à repousser les choses à plus tard commence par apprendre à s’organiser et sélectionner les tâches à réaliser, en particulier celles qui ne vous échoient pas normalement. Si vous n’arrivez pas à tout faire, peut-être est-ce tout simplement parce que vous êtes trop sollicité ? Dans ce cas là, il est impératif d’apprendre à refuser certaines sollicitations.

Evidemment, notre tempérament nous empêche parfois de dire non. Cependant, en expliquant avec politesse mais fermeté que l’on ne peut pas tout prendre en charge, on peut faire comprendre notre décision. « Dire non et savoir déléguer permettent souvent de ne pas tomber dans le cercle vicieux de la surcharge de travail », résume Patrice Ras.

Se féliciter des efforts accomplis

« Après l’effort le réconfort », souligne l’adage populaire. La lutte contre la procrastination ne déroge pas à la règle, il est essentiel de récompenser vos réussites. Si vous venez d’achever un dossier de présentation particulièrement fastidieux, prenez le temps de savourer le résultat, relisez-le, accordez-vous des compliments. Cette stratégie d’autocongratulation est importante : elle va vous renforcer votre confiance en vous et vous donnera peut-être même le goût de l’effort. A l’avenir, lorsque vous aurez de nouveau à faire face à une mission périlleuse, vous vous rappellerez votre satisfaction du défi relevé.

De même, pour les tâches peu épanouissantes, privilégiez la « carotte » au « bâton » et n’hésitez pas par exemple à vous octroyer une pause bien méritée… Avant d’attaquer une nouvelle mission.

Patrices Ras est l’auteur de  »Aujourd’hui j’arrête de tout remettre à demain » aux éditions Jouvence.